Theo quy định tại Điều 8 Pháp lệnh ngoại hối thì “Người cư trú được mua, chuyển, mang ngoại tệ ra nước ngoài phục vụ cho các nhu cầu hợp pháp”. Điều 8 Nghị định số 160/2006/NĐ-CP ngày 28/12/2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh ngoại hối thì công dân Việt Nam được phép mua, chuyển, mang ngoại tệ ra nước ngoài thông qua tổ chức tín dụng được phép hoạt động ngoại hối để phục vụ cho mục đích học tập.
Tổ chức tín dụng được phép có trách nhiệm xem xét các chứng từ, giấy tờ do người cư trú, người không cư trú xuất trình để bán, chuyển, xác nhận nguồn ngoại tệ tự có hoặc mua từ tổ chức tín dụng được phép để mang ra nước ngoài căn cứ vào yêu cầu thực tế, hợp lý của từng giao dịch chuyển tiền.
Hiện nay, cá nhân khi xuất nhập cảnh qua cửa khẩu Việt Nam vẫn chỉ được phép mang theo người lượng ngoại tệ tiền mặt (bao gồm tiền giấy, tiền kim loại, séc du lịch) ở mức 7.000 USD; trường hợp vượt quá mức quy định trên thì phải khai báo hải quan cửa khẩu và xin giấy phép của Ngân hàng được phép hoạt động ngoại hối (gọi tắt là Ngân hàng).
Giấy phép của Ngân hàng là giấy xác nhận việc mang ngoại tệ vượt quá số lượng quy định ra nước ngoài của cá nhân. Theo quy định trước đây, chỉ Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có thẩm quyền cấp phép đối với trường hợp này. Tuy nhiên, hiện nay thẩm quyền cấp giấy phép mang ngoại tệ đã được mở rộng đến các Ngân hàng thương mại được phép hoạt động ngoại hối, cụ thể theo hướng dẫn tại Mục 5 Công văn số 497/NHNN-QLNH ngày 25/01/2006 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam thì: “Đối với trường hợp công dân Việt Nam có nhu cầu mang ngoại tệ cho các mục đích ... với số lượng vượt mức phải khai báo Hải quan cửa khẩu, Ngân hàng được phép xác nhận việc mang ngoại tệ ra nước ngoài trên cơ sở giấy đề nghị của người có nhu cầu ghi rõ số tiền, mục đích sử dụng để làm căn cứ xuất trình cho Hải quan cửa khẩu khi xuất cảnh”.
Thủ tục xin cấp phép tại các Ngân hàng hiện vẫn được thực hiện trên cơ sở các quy định tại Điều 5 Quyết định số 1437/2001/QĐ-NHNN ngày 19/11/2001. Theo đó, người có nhu cầu mang ngoại tệ xuất cảnh quá số lượng không phải khai báo (7.000 USD) cần đến Ngân hàng làm thủ tục xin cấp giấy phép xác nhận việc mang tiền mặt quá số lượng quy định ra nước ngoài chi trả cho việc học tập. Thủ tục xin cấp Giấy phép mang ngoại tệ được chia ra mấy trường hợp sau đây:
1. Người đi học tập tự mình mang ngoại tệ:
Trong trường hợp này cần cung cấp các giấy tờ sau để làm thủ tục xin giấy phép:
- Đơn xin chuyển, mang ngoại tệ;
- Giấy thông báo chi phí của nhà trường hoặc cơ sở đào tạo (sau đây gọi là cơ sở đào tạo) nước ngoài gửi cho người đi học. Trường hợp thông báo không gửi đích danh cho người đi học, công dân Việt Nam phải gửi kèm Thư chấp nhận học của cơ sở đào tạo nước ngoài đó hoặc giấy tờ chứng minh đang học tập ở nước ngoài;
- Bản sao hộ chiếu.
Mức học phí được chuyển, mang ra nước ngoài căn cứ vào mức chi phí theo giấy thông báo chi phí của cơ sở đào tạo nước ngoài. Trường hợp cơ sở đào tạo không thông báo về tiền ăn ở, tiền sinh hoạt và các chi phí khác thì ngoài số tiền học phí đã được thông báo, công dân Việt Nam được chuyển, mang thêm cho mỗi năm học tối đa không quá 5.000 USD/người.
2. Công dân Việt Nam có nhu cầu chuyển, mang ngoại tệ cho thân nhân đang học tập ở nước ngoài:
Trong trường hợp này, ngoài các giấy tờ quy định nói trên, phải nộp thêm các giấy tờ sau:
a. Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân;
b. Bản sao giấy chứng minh nhân dâ (đối với trường hợp xin chuyển ngoại tệ) hoặc bản sao hộ chiếu (đối với trường hợp xin mang ngoại tệ).
3. Người được công dân Việt Nam uỷ quyền mang ngoại tệ cho thân nhân đang học tập ở nước ngoài:
Trong trường hợp này, ngoài Đơn xin chuyển, mang ngoại tệ và Giấy thông báo chi phí của cơ sở đào tạo nước ngoài gửi cho người đi học, người nhận ủy quyền còn phải nộp thêm các giấy tờ sau:
a. Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân của người uỷ quyền;
b. Giấy uỷ quyền;
c. Bản sao hộ chiếu của người được uỷ quyền.
4. Công dân Việt Nam uỷ quyền cho doanh nghiệp có chức năng tư vấn, dịch vụ du học liên hệ với Ngân hàng để xin chuyển ngoại tệ.
Hồ sơ xin chuyển ngoại tệ trong trường hợp này gồm có:
a. Văn bản của doanh nghiệp xin chuyển ngoại tệ. Văn bản phải bao gồm những nội dung sau: Danh sách người đi học; Số lượng ngoại tệ xin chuyển cho từng người đi học; Nơi chuyển ngoại tệ đến của từng người đi học.
b. Giấy thông báo của cơ sở đào tạo nước ngoài về chi phí của từng người đi học. Trường hợp thông báo không ghi rõ chi phí của từng người đi học, doanh nghiệp phải gửi kèm Thư chấp nhận học của cơ sở đào tạo nước ngoài đó hoặc giấy tờ chứng minh đang học tập ở nước ngoài;
c. Bản sao hộ chiếu (đối với trường hợp chưa đi học);
d. Hợp đồng uỷ quyền giữa Công dân Việt Nam và doanh nghiệp về việc Công dân Việt Nam uỷ quyền cho doanh nghiệp làm các thủ tục chuyển ngoại tệ.
đ. Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với các trường hợp xin phép lần đầu).
Sau khi nhận được đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, Ngân hàng sẽ xem xét, cấp Giấy phép mang ngoại tệ ra nước ngoài theo đề nghị của người có nhu cầu mang ngoại tệ.
